Подготовка и учет результатов медосмотров: автоматизировать нельзя откладывать!

«Уважаемые коллеги! В соответствии со статьей 214 ТК РФ и Приказом Минздрава России от 28.01.2021 № 29н вам необходимо пройти периодический медицинский осмотр, в сроки согласно утвержденному Графику. Сотрудники, не прошедшие медосмотр, а также имеющие противопоказания, не будут допущены к работе».

Работая на крупном машиностроительном предприятии, ни разу не задумывалась сколько работы стоит за этим привычным сообщением, ежегодно поступающем на электронную почту руководителям структурных подразделений.

Подумаешь, подготовить график и написать служебное письмо, много ли времени надо. Другое дело нам, сотрудникам, придется провести несколько часов в очередях к специалистам медучреждения. Но, как оказалось на практике, организация медосмотра очень трудоемкий процесс, на который требуется несколько дней или даже недель.

Только для того, чтобы составить списки для медосмотра, необходимо проанализировать кадровые состояния сотрудников, даты последних пройденных медосмотров, а также учесть периодичность по соответствующим факторам. В общем, пока формируется график медосмотра, не один сотрудник успеет сменить место работы. Ладно бы на этом все закончилось, но ведь нет, нужно обязательно выдать всем направления. И вот уже подуставший специалист службы охраны труда открывает заготовленный бланк в формате Word или Excel и начинает заполнять документ для полутора тысяч сотрудников из списка.

Мы живем в век технологий, компьютеризации, автоматизации и цифровизации. Крупные «продвинутые» предприятия смотрят в сторону цифровых технологий: смарт СИЗы, камеры и датчики контроля за техникой безопасности, мобильные приложения для фиксации нарушений, электронный наряд-допуск и многое другое. Но есть и организации, которые еще только переходят от ведения учета «на коленке» к электронным таблицам Excel. В данной статье предлагаю поговорить об автоматизации процессов, потому что без нее не возможен переход от компьютеризации к цифровизации.

Автоматизация процессов подготовки и контроля прохождения медосмотров

На сегодняшний день на рынке IT-технологий существует множество программных продуктов, позволяющих автоматизировать процесс подготовки медосмотров. Но немногие из них автоматизируют процесс в комплексе.

Программа «Системы безопасности и охраны труда» - разработка команды проекта ot-soft.ru, как раз является комплексной системой, которая помогает специалистам анализировать результаты специальной оценки условий труда при установке факторов для профессий, осуществлять планирование и контроль проведения медосмотров, учитывать ограничения и профессиональные заболевания сотрудников, а также проводить их расследования.

В программе имеется возможность вести учет предварительных, периодических и ежесменных медосмотров, обязательного психиатрического освидетельствования, а также вакцинации.

При формировании списка работников, как говорилось ранее, можно использовать данные из карт условий труда на рабочих местах или информацию о видах работ, выполняемых сотрудниками.

Поименные списки лиц формируются автоматически на основании последних пройденных медосмотров и периодичности по факторам. Специалистам не придется дополнительно запрашивать в кадровой службе информацию о кадровых состояниях сотрудников и анализировать факторы, по которым необходимо пройти медосмотр в текущий период, за них это сделает программа.

Более того, на основании заполненной табличной части документа с легкостью можно получить готовые печатные формы «Направления на медосмотр» и «Списка лиц для медосмотра».

После фактического прохождения сотрудниками медосмотра, отобразить результаты в системе можно нажатием одной кнопки. Документы о проведении сформируются автоматически.

В программе реализованы помощники, которые не позволят специалистам упустить важные моменты: они всегда напомнят о необходимости назначения факторов на вновь появившиеся в штатном расписании профессии и должности, формировании списков на очередной медосмотр, отображении результатов пройденных медосмотров.

Таким образом, автоматизируя процесс, можно провести подготовку медосмотра и сформировать все необходимые документы за пару кликов. Вот еще бы очередь в поликлинике двигалась так же быстро.

Учет вакцинации сотрудников

Кроме учета предварительных и периодических медосмотров, на многих предприятиях ведется учет прохождения сотрудниками вакцинации. Речь идет не только о вакцинации против COVID-2019, хотя и эта тема до сих пор актуальна. В организациях осуществляется учет прохождения вакцинации от гриппа, гепатита, клещевого энцефалита и других заболеваний. Программный продукт позволяет автоматизировать и это направление деятельности. Кроме факторов по приказам 29н и 342н с однозначной периодичностью, можно вести учет и сложных схем вакцинации.

Программа всегда напомнит о наступлении очередного этапа вакцинации сотрудников, анализируя при этом имеющиеся отказы и ограничения.

Цифровые инструменты при проведении медосмотров

Помимо автономного использования программного продукта, можно рассмотреть варианты его интеграции с электронными средствами медицинских осмотров. Многие организации применяют программно-аппаратные комплексы, в частности при проведении ежесменных (предсменных, предрейсовых) медосмотров. В этом случае, данные о состоянии здоровья сотрудников, с указанием необходимых параметров, автоматически поступают в учетную систему, где формируются соответствующие документы. Представляете, насколько снижается трудоемкость и повышается эффективность процесса! Также минимизируются риски, связанные с человеческим фактором и возрастает точность полученных результатов. Медицинскому работнику не придется лично проводить индивидуальный осмотр сотрудников, а также фиксировать данные о состоянии их здоровья в программе и в журнале регистрации.

Более того, в программе реализован функционал по применению электронной цифровой подписи, что позволяет подписать документ с результатами медосмотра в электронном формате без вывода на печать.

Применение инструментов цифровизации позволит провести массовый медосмотр за считанные минуты и выйти на совершенно новый уровень организации процесса.

Новый порядок расследования профессиональных заболеваний

Также хотелось бы затронуть тему, связанную с результатами прохождения медосмотров – расследованием профзаболеваний. Всем известно, что с 1 марта 2023 года вступили в силу изменения правил расследования и учета случаев профессиональных заболеваний работников. В программе присутствует возможность регистрировать факты выявленных профзаболеваний и формировать комплект документов по их расследованию. Все печатные формы, безусловно, соответствуют установленным требованиям.

«Какая разница, как формировать документы – с помощью программы или заполнять привычные бланки» - скажете Вы. Но ответ очевиден, ведь программный продукт позволяет не только сформировать печатные формы, но и вести статистику случаев выявления профзаболеваний, планировать и контролировать исполнение мероприятий по их предупреждению. К слову сказать, данный процесс также автоматизирован: программа напомнит ответственным лицам о необходимости выполнения мероприятий в установленные сроки.

В данной статье «Подготовка и учет результатов медосмотров: автоматизировать нельзя откладывать!» я, со своей стороны, постаралась обратить внимание на основные проблемы, с которыми сталкиваются специалисты в процессе организации медосмотров, и инструменты, с помощью которых можно достаточно быстро эти проблемы решить. А вот в какой части заголовка поставить запятую, решать только Вам!

Андреюк Елена

Ведущий методист по программным продуктам